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   Para que planifiques y ejecutes tu evento.  

    *Documento construido junto con la comunicadora Yhansui Ospina.

Los viajes de Gulliver: Gulliver anotando en su cuaderno
 Ilustrador: Margarita Irene Marín

  1. DISEÑO DE IMAGEN Y PIEZAS

Identidad corporativa:

• Diseño de imagen: concepto, logo y eslogan del proyecto.
• Diseño de manual de aplicación de imagen.

Web y multimedial:

• Diseño de banner del proyecto.
• Diseño de sinfín (pantalla de descanso o de bienvenida).
• Diseño de plantillas de diapositivas y/o presentación de conferencista.
• Diseño de multimedias: memorias, promoción, resultados.
• Diseño de e-cards.
• Diseño y actualización de página web del proyecto.
• Diseño de plantillas con imagen del evento, para blog o cuentas de redes sociales.
• Diseño, diagramación y contenidos de boletines virtuales.

Producción de piezas:

• Diseño y producción de memorias impresas
• Diseño, diagramación, contenidos y producción de libros.
• Diseño, diagramación, contenidos y producción de cartillas, folletos, boletines.
• Producción de memorias digitales: multicopiado, impresión y marcación de label y empaque.
• Diseño y producción de camisetas.
• Diseño y producción de tarjetas de invitación.
• Diseño y producción de afiches.
• Diseño y producción de volantes.
• Diseño y producción de plegables.
• Diseño y producción de carpetas.
• Diseño y producción de libretas.
• Diseño y producción de escarapelas.
• Diseño y producción de certificados.
• Diseño y producción de pendones.
• Diseño y producción de recordatorios (souvenir).
• Diseño y producción de lapiceros.
• Diseño y producción de habladores.
• Diseño y producción de señalización del evento
• Diseño y producción de cuñas de radio.
• Diseño y producción de comerciales en video.

Gran formato:

• Diseño y producción de backing.
• Diseño, producción y operación de stand.
• Diseño y producción de espacios efímeros.
• Diseño, compra de espacio e impresión de vallas.
• Diseño y producción de piezas BTL.

2. CONVOCATORIA

Web:

• Diseño de contenidos e interacciones en página web del evento.
• Manejo de redes sociales del proyecto: apertura, manejo y alimentación de cuentas.
• Redacción de contenidos para medios: página web, boletines informativos, redes sociales, radio, prensa, televisión.
• Creación y administración de correo del evento.
• Envío de información periódica vía correo electrónico a listas de distribución y bases de datos.

Bases de datos:

• Construcción de bases de datos generales y/o especializadas.
• Actualización de bases de datos generales y/o especializadas.
•  Georeferenciación de públicos.

Comunicaciones:

• Diseño y ejecución de plan de medios del evento.
• Actualización de bases de datos de medios de comunicación.
• Redacción de contenidos para los medios de comunicación (TV, radio, prensa, web).
• Envío de boletines de prensa a los medios de comunicación.
• Contacto con periodistas.
• Diseño de agenda de entrevistas y coordinación de las mismas.
• Seguimiento a las publicaciones en cada medio.
• Rastreo y recopilación de archivo de prensa sobre aparición en medios.

Otros medios:

• Rastreo de eventos y escenarios con contenidos y públicos similares para divulgar el evento.
• Diseño y ejecución de tomas culturales, académicas, lúdicas o deportivas de promoción del evento.
• Diseño y producción de medios del evento: programa radial, boletín, programa de televisión, revista.
• Diseño y operación de stand.
• Producción y distribución de video promocional.
• Diseño, ejecución y análisis de grupos focales para direccionar estrategias de convocatoria.
• Envío de información periódica vía medios tradicionales: correspondencia certificada, fax.
• Confirmación telefónica de asistencia de invitados.
• Distribución y pegado de afiches en lugares estratégicos.
• Entrega de volantes y material del evento.
• Diseño y operación de rompetráficos y otras estrategias BTL.
• Diseño y entrega de recordatorios a público estratégico y multiplicador de la convocatoria.
• Diseño y operación de concursos que fortalezcan la convocatoria o contenido del evento.
• Diseño y operación de campañas de expectativa.

3. COMERCIALIZACIÓN

    Modalidades:

1. Comercialización del evento: venta de stands o espacios donde diferentes empresas podrán ofrecer sus productos o servicios a los asistentes al evento.

2. Gestión de patrocinios:  se entiende la búsqueda de aliados que realicen aportes al evento, sea en dinero o especie. Estos aportes pueden tener dos características: por una parte pueden estar orientados a optimizar el costo de algún componente del evento, y/o por otra, pueden agregar valor al evento en la medida que ofrezcan elementos de interés para los asistentes.

Bases de datos:

• Construcción de bases de datos de empresas interesadas en el tema del evento.
• Actualización de bases de datos de empresas interesadas en promocionar su marca en general.

Comunicaciones y mercadeo:

• Diseño de estrategias para atraer a las empresas u organizaciones que por su naturaleza o área de trabajo tengan interés en establecer contacto con el público que reunirá el evento.
• Gestión de apoyos institucionales.
• Envío de información sobre el evento a cada empresa.
• Contacto con el área de mercadeo o de comunicaciones de cada empresa: visitas a las empresas y envíos de información.
• Negociación y concertación.
• Gestión de canjes y aportes en especie que disminuyen los gastos del evento.
• Diseño, montaje y operación de muestras comerciales.
• Visitas técnicas y con potenciales patrocinadores, para venta y montaje de espacios.
• Recopilación y custodia de material promocional de las empresas patrocinadoras.
• Realización de informe de resultados de comercialización.

Otros:

• Gestión de espacios y requerimientos técnicos para las propuestas de comercialización.
• Trámite y seguimiento de pagos.

   4. PRODUCCIÓN

Planificación:

• Definición del carácter del evento, temáticas, objetivos, público objetivo, lugares, duración, fechas, posibles expositores, invitados, organizadores, presupuesto, asistencia.
• Conformación de comités, plan general de trabajo, organigrama y cronograma, presupuesto, metas y direccionamiento.
• Planificación de estrategias, acciones y tareas.
• Administración de recursos asignados para el evento.

Área académica o técnica:

• Apoyo en la conformación, invitación y contratación del comité académico o técnico del evento.
• Diseño de programación del evento.
• Convocatoria, confirmación y coordinación de hojas de vida y agendas de expositores y/o invitados elegidos por el comité académico o técnico del evento.
• Envío de comunicaciones (invitación) a conferencistas, ponentes y/o invitados.
• Apoyo al comité técnico o académico en el diseño de mecanismos y bases para la selección de trabajos o ponencias.
• Recopilación y distribución de trabajos a miembros del comité técnico o académico.
• Solicitud de hojas de vida y textos a ponentes, expositores y/o invitados académicos.
• Apoyo en la comunicación de resultados de selección de experiencias.
• Coordinación de temas y duración de exposiciones.
• Redacción, revisión de estilo, toma de fotografías, diseño de ilustraciones y diagramación de memorias y/o publicaciones del evento.
• Redacción y envío de carta y/o regalo de agradecimiento a patrocinadores o personas que aportaron a la realización del evento de cualquier manera.

Atención a invitados:

• Diseño y ejecución de agendas culturales y/o turísticas para invitados y conferencistas.
• Contratación y coordinación de servicios de alojamiento.
• Contratación y coordinación de servicios de transporte y acompañamiento aeropuerto - hotel - lugar del evento - hotel - aeropuerto. Cubre otros trayectos internos en la ciudad.
• Reserva, pago y coordinación de tiquetes nacionales y/o internacionales.
• Pago y legalización de viáticos.
• Acompañamiento de traductor para invitados.
• Diseño, producción y entrega de recordatorio u obsequio para invitados.
• Diseño y ejecución de agenda para expertos nacionales e internacionales: reservas de alojamiento, tiquetes, alimentación, transporte interno, honorarios, viáticos.

Inscripciones y pagos:

• Definición de plataforma en página web (del evento o link contratado) para el registro de los asistentes al evento.
• Desarrollo de formulario web integrado con pagos Place to Pay.
• Seguimiento a inscripciones, pagos y cupos disponibles.
• Entrega de reportes de pagos y/o número de inscritos y preinscritos.
• Atención y resolución de requerimientos y dificultades que se presenten en el proceso  de preinscripción, pago e inscripción.
• Consolidación de base de datos de inscritos

Registro y certificación en el evento:

• Adecuación y atención de puntos de registro: personal y equipos.
• Atención y entrega de material del evento: escarapela, libretas, lapiceros, formatos de evaluación, certificados, memorias, etc.
• Gestión y coordinación de datáfonos en puntos de registro.
• Suministro de información sobre asuntos relacionados con la programación del evento.
• Consolidación de base de datos de asistentes.

Programación:

• Diseño y ejecución de programación, cronograma y metodologías de acuerdo con el tipo de evento (mesas de trabajo, conferencias, paneles, talleres, etc).
• Diseño y ejecución de actos sociales del evento.
• Diseño y ejecución de actos de apertura y clausura.
• Trámite, gestión y pago de permisos para realización de eventos.
• Diseño de formato de evaluación para las conferencias y ponencias.
• Diseño y ejecución de agendas culturales y/o turísticas para asistentes y demás visitantes de la ciudad.

Espacios:

• Búsqueda, reserva y alquiler de espacios para el tipo de evento.
• Diseño de montaje y adecuación de espacios alternos: auditorios, zonas comunes, salas VIP, salas de prensa.
• Adecuación técnica del lugar: equipos, micrófonos, cámaras de video, equipos de traducción, pantallas, proyectores, conexiones, etc.
• Diseño y contratación de montajes especiales: tarimas, pistas, carpas y demás lugares específicos según la actividad. 
• Decoración y ambientación del espacio.
• Diseño y producción de señalización del evento.
• Realización y verificación de visitas técnicas a los espacios.

Protocolo:

• Redacción del libreto de presentación según las precedencias y adecuación del mismo, según los cambios que se vayan presentando durante el evento.
• Adecuación del espacio con mesa principal, pendones, portapendones y banderas según el tipo de evento.
• Señalización de la mesa principal y ubicación de los  invitados que precederán el evento en la misma.
• Montaje de sala o carpa VIP para invitados especiales.
• Presentación del evento: Maestros de ceremonia.
• Recepción de invitados especiales.
• Manejo de himnos si el evento lo requiere.
• Coordinación de seguridad para los invitados especiales.

Alimentación:

• Supervisión de hidratación a conferencistas, ponentes y maestros de ceremonia.
• Búsqueda, elección y contratación del proveedor encargado de la alimentación del evento y menaje.
• Elección del menú, seguimiento y control de alimentación para asistentes y equipo logístico (Refrigerio, desayuno, almuerzo, cena).                      
• Cotización y contratación de la estación de café según el número de invitados.

Desarrollo del evento:

• Coordinación de todas las actividades protocolarias del evento.
• Realización de registro fotográfico profesional del evento.
• Realización de registro en video y edición.
• Control de entrada, salida y espacio de preguntas.
• Supervisión de ajustes al libreto en caso de ser necesarios.
• Gestión y transmisión vía streaming del evento.
• Recibimiento a medios de comunicación que cubrirán el evento.
• Traducción simultánea.
• Manejo y control de ayudas audiovisuales de conferencistas y ponentes.
• Construcción de actas.

Equipo logístico

• Póliza de seguros contra accidentes para personal de apoyo logístico.
• Definición de cantidad de apoyo logístico requerido para el evento.
• Selección y capacitación del personal logístico que trabajará en el evento.
• Programación y realización de reuniones informativas con el equipo logístico.

Las aventuras de Huckleberry Finn
Ilustrador: Blanca Helga de Miguel Rubio