La planificación de tu evento

Antes, retoma:

• Motivo real que motiva a la realización de tu evento. Este será el hilo conductor.
• El organizador: importancia e influencia de la institución o empresa que representas en el medio.
• La temática del evento: importancia y novedad del tema de tu evento.
• Los expositores: nivel de conocimientos y experiencia, reconocimiento e influencia.
• Los participantes (o asistentes): interés en el tema, nivel de conocimientos, características socioculturales.
• El lugar: país, ciudad, tipo de instalaciones.
• La duración y fecha del evento: días, semanas, períodos vacacionales o de labor.
• Los costos: montos presupuestados, descuentos, proveedores.

Estas son las recomendaciones que en la experiencia y las consultas bibliográficas he encontrado para determinar el tiempo de planificación de un evento:

• Para un evento internacional: 2 años.
• Para un evento nacional: de 8 meses a 1 año.
• Para un evento local institucional o empresarial: de 3 a 4 meses.

Entra en materia, define con argumentos los siguientes aspectos de tu evento:

La busca: Horas mal dadas
Ilustrador: Jesús Escudero Cuadrado

1. Selecciona la fecha:
1. Ten en cuenta el margen de tiempo para la organización del evento.
2. Evita coincidencias con otros eventos de similares características.
3. Ten en cuenta fechas especiales: días de fiesta, vacaciones, celebraciones religiosas, etc.
4. Ten en cuenta las condiciones climáticas.
5. Visualiza las ventajas y desventajas en temporadas turísticas: alta y baja.
6. Analiza el horario y frecuencia de viajes.
7. Analiza qué es pertinente: durante la semana o fin de semana.
8. Si es académico, ten presente calendarios académicos: finales de semestres, exámenes, etc.

2. Selecciona el nombre:
1. Corto
2. Llamativo
3. Adecuado con el objetivo del evento
4. Ubicado en el contexto local, regional, nacional internacional (Ej: del Caribe, Panamericano, mundial, etc.)

3. Selecciona el lugar o sede:
1. Lugar geográfico
2. Lugar físico: centro de convenciones, hotel, institución educativa, etc.
3. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones.
4. Facilidades de estacionamiento.
5. Comodidad para los usuarios.
6. Servicios que presta.
7. Equipos que posee.
8. Costos.

El diario de Ana Frank:
Muchas cosas que hacer
Ilustrador: Abraham Pérez Pérez

4. Diseña la programación:
1. Programa técnico o científico.
2. Programa social.
3. Programa para acompañantes.
4. Visitas técnicas.
5. Programa turístico.

Ten en cuenta otras recomendaciones para este importante paso de la planificación:

1. Sobre el lugar:

1. Verifica los espacios necesarios para todas las actividades programadas.
2. Reserva los espacios confirmando los servicios de limpieza, horarios en los que deben estar listos para las actividades, duración de las actividades, servicio permanente de agua.
3. Adecua el lugar: equipos, decoración, señalización.
4. Distribuye el espacio: mesa redonda, tipo triángulo, montaje en U, tipo rectángulo, tipo T, tipo teatro, tipo directorio, tipo escuela, tipo escuela V.

2. Material impreso:

1. Logotipo: fácil de reproducir en cualquier material e imprimir.
2. Papelería del evento: hojas membrete y sobres.
3. Piezas informativas ágiles: información básica
1. Quién organiza
2. Quién apoya y/o patrocina
3. Cuándo
4. Dónde
5. Números de teléfonos, correo electrónico, página web de contactos

4. Programación preliminar: se distribuye en las primeras etapas de organización y promoción del evento. Contiene la info sin detalles, de carácter general, como vista panorámica del evento.
5. Planilla o formulario de inscripción:
1. Nombre completo de quien se registra
2. Organización, empresa, institución a la que pertenece o representa
3. Dirección completa con ciudad y país
4. Categoría: invitado, conferencista, patrocinador, etc.
5. Fecha de llegada y salida
6. Medio que utiliza para llegar
7. Selección de programas sociales y turísticos

6. Certificado de asistencia
7. Distintivos o reconocimientos
8. Programa definitivo
9. Planilla de trabajos
10. Libro o pieza de resúmenes o memorias
11. Lista de participantes
12. Tarjetas de invitación
13. Pieza para control de alimentación 
14. Pieza para control de ingreso a actividades
15. Identificación de participantes: escarapela, botón, etc.
16. Material para los participantes: carpeta, bolsos, cuadernos, libretas, bolígrafos.

 3. Promoción del evento:

1. Invitación directa: tener presente toda una base de datos actualizada.
2. Publicaciones en medios
3. Distribución de piezas físicas
4. Plan de redes sociales
5. Stand y participación en ferias
6. Visitas a instituciones, empresas, grupos de interés
7. Lanzamientos, conferencias promocionales
8. Concursos

4. Equipos:

1. Sonido: de acuerdo con el tamaño y ocupación del salón.
2. Grabación: video y/o audio de conferencias.
3. Interpretación simultánea: cabinas de intérpretes y audífonos.
4. Audiovisuales: pc, reproductor de dvd, cables de conversión de señal.
5. Conectividad: transmisiones por internet.
6. Otros: radios de comunicación de equipo logístico, pc, conexión a internet.

 5. Preparación del ambiente:

1. Recepción: personal visiblemente identificado.
2. Decoración
3. Banderas
4. Pendones
5. Flores
6. Señalización

 6. Recurso humano para el evento:

1. Intérpretes simultáneos
2. Traductores
3. Guías
4. Personal de seguridad
5. Personal técnico
6. Personal de apoyo

7. Presupuesto:

1. Administración de los recursos: elegir personal responsable de esta actividad.
2. Elaborar presupuesto: fuentes de ingreso y gastos. Definir de dónde provendrán los ingresos. Tarifa de inscripción.
3. Estimación de los ingresos:
1. Por concepto de inscripciones o registro
2. Patrocinadores
3. Otras instituciones
4. Intercambios: canje
5. Exposiciones
6. Venta de espacios publicitarios
7. Préstamos bancarios.

4. Estimación de los gasto:
1. Todo lo que se hace antes, durante y después de los eventos deben tener UN PRECIO MARCADO.  Esto debe informarse a todos los comités de apoyo.
2. Tener presente los imprevistos: se recomienda prever que serán el 10 o 20 % de los gastos totales.
3. Siempre es bueno ahorrar dinero de donde sea posible. Descuentos por cantidades, etc.

5. Fijación de tarifa de inscripción: aquí las opciones para fijar el valor:
1. Establecerlo de forma intuitiva.
2. Como referencia de la tarifa cobrara en eventos parecidos.
3. Y definir costos fijos (gastos generales que se incurren por el evento, como lugar, publicidad, etc.) y costos variables (gastos dependientes del número de personas que asistan).

                                Cuota de inscripción = Costos fijos TOTAL + Costos variables TOTAL

                                                                 No. De participantes   No. De participantes

Las aventuras de Huckleberry Finn:
Huck obtiene noticias de una mujer
Ilustrador: Blanca Helga de Miguel Rubio